3,000名規模でも迷わない名刺発注へ。 承認フローの一本化とルール管理で、総務部の負荷を大幅軽減
導入の背景と目的
「異動時期は本当に大変」総務部を悩ませていた名刺発注業務
―― NAMEROOMを導入する以前の運用について
エフコープ様では、名刺発注の際に総務部がすべての起案内容を確認し、承認後にグループ会社へ発注依頼を行う運用をされていました。
特に異動時期には依頼が集中し、「内容確認も総務部が担っていたため、業務負荷が非常に大きくなっていました」と、担当者様の負担は年々増加。さらに、“誰がいつどの名刺を作っているのか”が把握しづらい点も大きな課題となっていました。
導入の決め手
レイアウト選択×表記ルール管理で、名刺運用を標準化
―― 導入のきっかけについて
NAMEROOMをお選びいただいた理由は、レイアウトパターンをあらかじめ設定して選択できる柔軟性と、 名刺表記の細かな規定をシステム内で管理できる点でした。
「名刺の表記には細かいルールがあります。 それをシステム側で一定程度担保できること、
そして申請・承認・発注までを一つの仕組みで完結できることを重視していました。」
NAMEROOMのフロー設計が、まさに求めていた運用に合致していたことが導入の決め手となりました。
導入後の効果
名刺発注を現場主導へ。承認・管理の一元化で運用を改善
―― 導入にあたり、重視したポイント
現在は、スタッフがマニュアルに沿って名刺を作成・申請する運用に移行。承認フローは以下のように明確化されました。
一次承認：所属事業所長が内容を確認
二次承認：グループ会社が最終確認
導入前のように総務部が全件をチェックする必要がなくなったことで、「総務部での確認作業が不要になり、業務負荷が大きく軽減されました。」と大きな効果を実感いただいています。
また、3,000名規模の組織でありながら、申請から発注までを NAMEROOM 内で一元管理できるようになったことで、運用の属人化も解消。
異動時期の大量発注でも、スムーズな体制を維持されています。
山櫻のサポート体制について
「いつでも相談できる」安心感のあるサポート
―― 山櫻のサポート体制についてのご感想
導入当初からのサポートについて、次のようなお声をいただきました。
「スタッフの皆さまは常に親切かつ丁寧で、心より感謝しています。
とくに担当の井上さんには、電話で相談することもありますが、
どのような状況でも快く対応してくださり、ありがたく感じています。
いつでも相談できる安心感があり、日々助けられています。」
日々の運用を支えるパートナーとして、信頼を寄せていただいています。
今後への期待
さらなる利便性向上に向けたフィードバック
―― 今後、NAMEROOMや山櫻に期待していること
運用が安定する一方で、さらなる利便性向上へのご要望もいただきました。
「差戻しや申請時の通知メールが1回のみなので、 気づかず対応が遅れることがあります。
一定期間対応が完了していない案件に、 自動でリマインドメールを送られると助かります。」
いただいた改善要望は、NAMEROOM開発チームにも共有し、検討させていただきます。
「誰が・どの名刺を」──管理の可視化で運用を改善
3,000名規模の名刺発注管理は、発注フローの見直しだけでも大きな改善効果が生まれます。
エフコープ様は、「誰が・どこで・どの名刺をつくったか」をスムーズに見える化し、 総務部の負荷削減・業務の脱属人化を実現されました。 今後も、現場の声を活かした運用改善をご支援できれば幸いです。
※掲載内容は取材当時のものです。
掲載日：2026年3月30日
- 業種
- 卸売・小売
- 従業員数
- 2001〜5000名
- 課題：
- 名刺発注業務を効率化したい
福岡県内で活動する生活協同組合として、「ともに生き、ともにつくる、くらしと地域」を理念に掲げる、エフコープ生活協同組合様（以下、エフコープ様）。
食品や雑貨の宅配・店舗事業に加え、近年は高齢者介護、障がい者福祉、子育て支援など、福祉分野にも積極的に取り組まれています。現在、約57万人の組合員を支え、フルタイム・定時スタッフを合わせた従業員数は約3,000名。県内全域に事業所を展開する大規模組織です。
エフコープ様では、名刺発注に関する確認・承認を総務部が一手に担っており、業務負荷の増大や発注状況の把握が課題となっていました。こうした課題を解決するために導入されたのが NAMEROOM です。
本事例では、導入の背景や実際の運用効果について、総務部のご担当者様にお話を伺いました。