総務・人事担当者必見！ 人事データを活用した名刺発注のスマート化とは？ 〜人事システム連携のメリットと実践例〜
1. API連携とは？
API（Application Programming Interface）とは、異なるシステム同士がデータをやり取りするための「橋渡し」のような仕組みです。SmartHRやカオナビなどのサービスにはデータを連携させるためのAPIがあらかじめ準備されています。
他のサービスはそのAPIを利用して、自社のサービスにデータを取り込むことが可能になります。NAMEROOMでは人事システムに登録された従業員情報を、連携することで、名刺発注に必要なアカウントIDや名刺に記載する情報を手間なく正確に取得できます。
① 身上登録、または、身上情報の変更
② APIでの連携が可能
2. こんな運用をしていたら、見直しのチャンスかも？
もしNAMEROOMの管理画面から手動で従業員情報を登録していたり、人事マスタからエクスポートしたCSVを整形してNAMEROOMにインポートしている場合、それは業務効率化の余地が大きいサインです。
こうした手作業は、時間がかかるだけでなく、誤入力や誤インポートといったヒューマンエラーの原因にもなります。人事システムのAPIを活用した連携により、登録された情報※をNAMEROOMに自動反映できるため、正確な情報の更新が可能になります。
※自動反映できる項目は「氏名」「メールアドレス」「役職」「部署1～3」となります。
3. 運用イメージ（SmartHRの場合）
SmartHRをご利用中の企業がNAMEROOMを導入する際、連携の初期設定は非常にシンプルです。まずはSmartHRの「共有設定」内にあるカスタムボタンを追加するだけ。これが連携のスタート地点になります。
初期設定が完了したら、あとは連携したい従業員を選んでボタンをクリックするだけ。名刺発注に必要な情報がNAMEROOMに自動で連携されます。
実際の画面を見ながら進めてみましょう。
STEP 1
左側メニューにある「従業員リスト」をクリックします。
STEP 2
NAMEROOMへ連携する社員のお名前をクリックします。
STEP 3
① 該当社員にチェックを入れます。
② 一括操作のプルダウンから「NAMEROOMへ連携する」を選択します。
このように、日々の業務の中で自然に使える設計になっているため、担当者の負担も最小限。 「データ連携って難しそう…」という印象を持っていた方も、実際に使ってみると 「こんなに簡単だったんだ！」 と驚かれることが多いです。
4. SmartHR連携がNAMEROOM導入の決め手に
NAMEROOMをご導入いただいた企業の中には、すでにSmartHRを活用されていたお客様も多数いらっしゃいます。ある企業では、人事システムと連携できることが、NAMEROOM導入の大きな決め手となりました。
従来の名刺発注では、従業員情報を手作業で入力する必要があり、時間と手間がかかることが課題でした。特に、異動や昇進のたびに情報を更新する必要があり、ミスや漏れも発生しやすい状況でした。しかし、SmartHRのデータベースを活用することで、名刺作成に必要な情報をNAMEROOMに自動で取り込むことが可能になり、従業員情報と名刺情報の二重管理が不要になりました。
5. まとめ：人事システムとの連携は“働き方改革”の一歩
名刺発注という一見地味な業務も、人事システムとの連携によってスマートに、効率的に、正確に進めることができます。SmartHRとNAMEROOMをつなぐことで、人事・総務部門の業務負担を軽減し、従業員体験の向上にもつながります。もし貴社でSmartHRを導入済みであれば、ぜひNAMEROOMとの連携活用をご検討ください。他の人事システムとの連携についても、お気軽にご相談ください。
名刺発注は、入社・異動・昇進などのタイミングで必ず発生する業務です。しかし、従業員情報を手入力で管理していると、どうしてもミスや手間が発生しがちです。そこで注目されているのが、人事システムのデータを活用した、名刺情報の更新の簡易化です。
本記事では、クラウド名刺発注管理サービス「NAMEROOM（ネイムルーム）」が、SmartHRなどのクラウド人事システムと連携することで得られるメリットや、実際の運用イメージについてご紹介します。